読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

【FileMaker】申請書管理システムがほしい

今あるシステムをこういう風に変えてほしい、新しくこういうシステムがほしい

となった時に対応するのが私の仕事ですが、

「それって個人の意見じゃなくて部門間での同意が得られてるわけ?」

ということがないように、申請書が提出され、費用見積りを出して、作業して完了したら報告書を提出する。というのが今の職場のルールです。ルールを守ることは大事ですが、効率化を図るのが私の仕事のベースであるわけで、もっと効率的にできないかなぁと常々思っています。

 

業務中は手が回らないのでアレコレ頭の中でシミュレーションをして、こいうやれば申請書の電子化もできるかな?と個人の頭の中で申請書の電子化を検討しています。

 

脳内申請書管理システムの概要は以下のとおり

◯職員マスタ

 基本的には既存の職員マスタを利用

 擬似的に押印できるような機能も盛り込みたい。

◯承認者マスタ

 申請者と承認者の関連情報を管理

 申請者が初めて利用するときに承認者を登録することで管理者の負担を減らしたい。 ◯文書種別マスタ

 文書種別と各文書のフローステータスを管理

 まずは手近なところから始めていろんな申請書へ展開したい。

 ◯フローステータス登録

 各処理によりログを登録

◯承認申請書

 文書の本体部分

◯申請書確認画面

 フローステータス確認画面

 自部署関連、自分の処理が必要なもの

◯検索画面

◯メニューマスタ

◯管理マスタ

 文書番号の採番に使うカウンタの管理など

◯統計機能

 コスト管理や業務管理なんかの集計ができればいいなぁ。

 

今思いついている概略はこんなところ。 毎日使うものであれば、ログイン時などに最初に開くまたは画面の隅にでも自分宛の承認が未処理の件数を表示するなどすればいいのですが、今のところ通知機能の実装が一番の課題です。

 

使用ツールFileMaker。ちゃんとした教育を受けたわけではないので、そんな使い方する?となるかもしれませんが、これから少しずつ作成してみようかと思います。作り手が思うものと使い手が思うものは概ね乖離しているものです。あんな機能やこんな機能があったらいいのに、というご意見を頂けるといいなぁ。